Programarbete

Så här genomförs byggprojekt i Region Jönköpings län - programarbete.

När ett investeringsbeslut har tagits och ramarna för projektet har fastställts går processen vidare med ett programarbete.

Programarbetet är den process då verksamhetens behov och krav för respektive rum beskrivs i detalj, bland annat i ett rumsfunktionsprogram, RFP.

Syfte med programarbetet är att

  • detaljerat beskriva verksamhetens krav på funktioner i lokalerna
  • beskriva vilken inredning och utrustning som ska finnas i rummen
  • skapa ett underlag för projektering
  • skapa ett underlag för fortsatt planering av inredning och utrustning.

Arbetsfördelning

För att det ska bli rätt från början är det viktigt att verksamheten tar en aktiv roll även i denna fas av lokalprojektet . Det kräver tid, engagemang och mandat.

Arbetet med att ta fram RFP sker i arbetsgrupper, en eller flera, beroende på verksamhetens organisation och projektets storlek. Arbetsgrupperna består av företrädare från verksamheten men delvis med annan sammansättning än arbetsgrupperna i förstudien. Även i detta skede leds arbetet av lokalplanerare från regionfastigheter. I gruppen ingår oftast även arkitekt. Verksamheten bör representeras av olika funktioner och yrkesgrupper. Beräkna att det krävs uppskattningsvis 4–5 möten, med arbete mellan mötena, för att göra färdigt ett RFP.

Färdigt RFP övertas av inköpare på område inköp och används som underlag i det fortsatta arbetet med att planera inköp av inredning och utrustning. Om det är möjligt är det värdefullt om en inköpare deltar i det sista RFP-mötet.

Verksamheten säkerställer sin interna kommunikation med de verksamheter och sakkunniga som har betydelse för lokalutformningen.

Tänk på att

  • verksamhetens möjlighet till inflytande och påverkan på krav på funktioner och utrymmen är stort även i detta skede
  • avsätta resurser för arbetet
  • involvera andra intressenter exempelvis medicinsk teknik, IT, vårdhygien, AME
  • när programarbetet avslutats ökar kostnaderna för varje förändring som görs och därmed minskar/upphör verksamhetens möjlighet att påverka slutresultatet.

Resultat

Resultatet är ett rumsfunktionsprogram, RFP som

  • beskriver varje enskilt rum som ingår i ett projekt och är samlad i enheter som följer verksamhetsgränser – beskrivningen omfattar hur rummet används och innehåller specifikationer av krav på rummets egenskaper samt inredning och utrustning
  • utgör underlag för fortsatta arbetet med teknisk projektering och utrustnings- och inköpsplanering
  • är en överenskommelse mellan verksamhet och projektet om vad som ska utföras
  • beskriver fördelning av kostnader och ansvar genom gränsdragning mellan verksamhet och fastighet.

Även i RFP arbetet används systemstödet Program för teknisk standard, PTS. I PTS finns fastställda typrum som beskriver krav på utrymmen för regionens verksamheter. Kraven ställs utifrån verksamhetens krav på funktionalitet men även utifrån regionens standard på utrymmen, lagar, förordningar med mera. Avsteg från PTS beslutas av regionfastigheter eller av styrgruppen beroende på avstegets karaktär.

Beslut

Verksamheten godkänner RFP och därmed påbörjas projekteringen.

Nästa steg i byggprojektet är Systemhandling och projektering.