Förstudie

Så här genomförs byggprojekt i Region Jönköpings län - förstudie.

I förstudien analyseras och specificeras förutsättningar och krav utifrån behovsanalysen.

Olika lösningar på de beskrivna behoven prövas. Verksamhetens framtida arbetssätt studeras och omsätts därefter i idéskisser, volymstudier med mera allt för att ha ett bra underlag för att kunna välja det alternativ som bäst svarar mot verksamhetens behov och mål.

Förstudien består av flera delar, bland annat ett AFP, avdelningsfunktionsprogram och beskrivning av olika tekniska förutsättningar.

Syfte med förstudie är att

  • specificera förutsättningar och krav utifrån behovsanalysen
  • fastställa omfattningen av projektet, lokalbehov, behov av teknisk förnyelse med mera
  • pröva alternativa lösningar mot gällande lokalförsörjningsplaner
  • ta fram kostnaden för projektet
  • ta fram hyreskostnaden för de nya lokalerna.

Arbetsfördelning

Verksamheten har en central roll under förstudien med att ta fram AFP. Arbetet med att ta fram AFP bedrivs i arbetsgrupp bestående av representanter för verksamheten och leds av lokalplanerare från regionfastigheter. Oftast finns också arkitekt med i gruppen. I detta skede fastställs lokalbehovet och alla dimensionerande faktorer som antal vårdplatser, antal undersökningsrum och så vidare. Därför är det särskilt viktigt att ledningen för verksamheten deltar i arbetet.

Som stöd i arbetet använder regionfastigheter systemstödet Program för teknisk standard, PTS*. PTS innehåller bland annat typrum som anger hur utrymmen, framförallt inom vården, ska utformas och vilken storlek de ska ha.

Vanligtvis handlar detta skede om 4–5 möten för verksamheten. Därutöver krävs arbete mellan mötena. Under denna tid bör också studiebesök hinnas med.

AFP består av verksamhetsbeskrivning, beskrivning av lokal- och sambandskrav samt en planlösningsskiss. AFP ska godkännas av verksamheten. Här ska också utrustningsbehovet och kostnader för konstnärlig utsmyckning redovisas som underlag för total projektkalkyl.

Tekniska program, miljöprogram, gestaltningsprogram, kostnadsberäkning, hyresberäkning med mera ansvarar regionfastigheter för.

Tänk på att

  • verksamhetens möjlighet till inflytande och påverkan är som störst i detta skede
  • omfattningen av projektet bestäms i förstudien i och med att lokalbehov och funktioner fastställs
  • avsätta resurser för arbetet
  • göra studiebesök
  • involvera andra intressenter exempelvis brukare/brukarorganisationer i projektet
  • kontakta inköp för hjälp med att få en preliminär kostnad för inredning och utrustning.

Resultat

Förstudien resulterar i en förstudierapport som förutom förslag till lösning även innehåller verksamhetsbeskrivning, funktionssamband, teknisk redovisning, kostnadskalkyl, hyresberäkning samt en uppskattad tidsåtgång för genomförandet. Om direktören för verksamheten godkänner det går ärendet vidare till fastighetsstrategiska rådet.

Beslut

Fastighetsstrategiska rådet bedömer värdet av förändringen i förhållande till kostnaden och avslår eller skriver fram ärendet för politiskt beslut i regionstyrelse eller regionfullmäktige.

Nästa steg i byggprojektet är Programarbete.

*) Ledningssystemet PTS Program för teknisk standard  hjälper användaren att göra rätt från början och att få rätt kvalitet i programarbete, projektering, byggande och förvaltning. Vilket sparar både tid och pengar.

Det är Region Jönköpings län som har arbetat fram grunden till systemet som gått från dokument i pärmar till dagens webbaserade som nu används av många landsting och regioner i Sverige.